Banyak orang zaman sekarang yang menggunakan email sebagai salah satu cara dalam berkomunikasi dengan teman, keluarga, rekan kerja atau orang lain dengan masing-masing tujuan dan alasan yang berbeda-beda. Anda mungkin saja akan menjadi lebih suka untuk saling berkirim email dengan seseorang untuk membicarakan segala sesuatunya tentang pekerjaan dan usaha, bisnis daripada menggunakan telepon.
Email pribadi yang saling dikirimkan antara teman dan keluarga harus diperlakukan berbeda dari korespondensi terhadap email profesional. Hal ini karena ketika kita saling berkirim email dengan rekan bisnis, juga ada etika dan formalitas bisnis yang harus tetap kita hormati. Terlebih lagi jika kita saling berkirim email kepada pelanggan kita.
Memperhatikan kehati-hatian dalam penggunaan kata-kata, sapaan dan juga waktu pengiriman sangat penting untuk lebih diperhatikan ketika kita sedang saling berkirim email dengan para pelanggan. Karena jika sekali saja Anda sudah salah dalam mengirimkan, maka akibatnya bisa sangat fatal bagi bisnis Anda. Untuk menghindari agar tidak sampai hal-hal tersebut, maka Anda dapat mengikuti beberapa tips dalam menulis email bisnis berikut bagi para pelanggan Anda.
1. Membuat judul email yang lebih singkat, jelas dan mudah dimengerti.
Sebelum Anda akan menekan tombol kirim, alangkah baiknya jika Anda melihat kembali setiap kata-kata pada judul email yang akan Anda kirimkan tersebut. Apakah judul emailnya sudah cukup sesuai dengan isi email yang akan Anda kirimkan? Email yang berbeda dari pesan teks. Dalam sebuah percakapan pesan teks, kedua belah pihak juga dapat saling memberikan komentar masing-masing dan klarifikasinya secara langsung. Akan tetapi email merupakan salah satu bagian dari rutinitas kerja dari kebanyakan karyawan dan pebisnis. Pertamakali yang akan dilihat oleh seseorang ketika akan membaca email adalah dari judul emailnya. Jika judul email Anda sama sekali tidak menarik perhatian, maka bisa dipastikan email Anda akan langsung diabaikan dan akan langsung dihapus tanpa membaca isinya atau bahkan yang lebih parah lagi akan ditandai sebagai spam.
2. Tetap memperhatikan salam dan kata-kata sapaan.
Sama halnya dengan tetap memperhatikan gramatika dan tanda baca, menggunakan salam dan kata sapaan yang paling tepat dalam penggunaan email adalah berupa hal paling sepele namun sangat menentukan. Gunakanlah kalimat salam dan kata sapaan yang lebih formal dalam email bisnis Anda bagi para pelanggan. Tetap menjaga konsisten juga dalam penggunaan kata sapaan. Kesalahaan dalam penggunaan kata sapaan biasanya paling banyak ditemukan pada email yang menggunakan bahasa inggris.
3. Memastikan pesan yang ingin Anda sampaikan memiliki tujuan yang lebih terfokus.
Sekali lagi, sebelum Anda akan menekan tombol kirim, ada baiknya Anda juga memeriksa kembali isi dari email Anda. Periksa kembali apakah isi email Anda tersebut sudah benar-benar sesuai dengan tujuan yang Anda ingikan terhadap si pembaca. Sedikit berbasa-basi untuk membuka pembicaraan atau permasalahan di email memang sangat penting. Namun yang harus selalu diingat adalah tujuan Anda untuk berkirim email tersebut. Fokuslah terhadap arah dari pesan email Anda. Jangan sampai terlalu banyak berbasa-basi yang malah akan menjadikan si penerima semakin bingung dengan pesan yang ingin Anda sampaikan.
4. Hindari Penggunaan Gambar di dalam Badan Email
Ketika Anda sedang berkirim email bisnis yang lebih rumit dan harus diilustrasikan dengan sebuah gambar atau foto, maka sebaiknya Anda tidak melampirkan gambar tersebut ke dalam badan email Anda. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah bagi si penerima untuk membaca email dari Anda semisal ketika dia membukanya melalui smartphone. Maka jika terpaksa harus melampirkan gambar, maka sebaiknya Anda menggunakan tautan dari situs atau melalui fitur lampiran pada email Anda.
5. Perhatikan Gramatika dan Tanda Baca
Tetap memperhatikan gramatika dan tanda baca bisa dikatakan hal yang paling sepele dan membutuhkan waktu yang lebih lama daripada menulis email itu sendiri. Namun, disinilah justru email Anda yang akan dinilai sebagai email terpenting dan lebih profesional atau tidaknya email Anda. Luangkan sedikit waktu Anda untuk memeriksa kembali gramatika dan tanda bacanya, terlebih lagi jika email tersebut berbahasa Inggris. Kesalahan dalam hal gramatika dan tanda baca juga dapat berakibat sangat fatal bagi bisnis Anda. Hindari penggunaan singkatan seperti ketika kita saling berkirim pesan teks via messenger. Hal ini seringkali terjadi sebagai kebiasaan karena kita memang lebih terbiasa untuk menulis cepat melalui keypad handphone daripada dengan menulis email yang lebih panjang. Jadi Anda harus lebih berhati-hati lagi dalam hal ini.
6. Jangan merasa terlena dengan hubungan Anda dengan si penerima email.
Ketika Anda sering berkirim email bisnis, apakah itu kepada pelanggan atau rekan kerja, meskipun si penerima adalah orang yang sudah Anda kenal sehari-harinya, namun sebaiknya hindari penggunaan kata-kata informal atau bahasa sehari-hari dalam email bisnis Anda. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga profesionalitas kerja Anda. Bukan tidak mungkin jika email tersebut akan diteruskan ke orang lain oleh si penerima, sehingga percakapan Anda akan langsung terbaca oleh orang lain juga.
7. Hindari kebiasaan penggunaan smiley atau emoticon dalam pengiriman email.
Sama seperti poin 6, meskipun Anda akan mengirimkan email bisnis kepada seseorang yang sudah sangat Anda kenal dengan baik, sebaiknya Anda menghindari penggunaan smiley dan emoticon. Alasannyapun sama, yaitu untuk menjaga profesionalitas Anda.
8. Memperhatikan lampiran (Attachment).
Ketika saling berkirim email, ada kalanya Anda juga melampirkan file yang berhubungan dengan isi email atau untuk melengkapi isi email. Sebelum dikirimkan, ada baiknya bagi Anda untuk melakukan pemindaian virus terhadap file yang nanti akan Anda kirimkan tersebut. Hal ini untuk menghindari terjangkitnya virus pada komputer atau perangkat dari si penerima email tersebut. Lampiran yang terdapat virus di dalamnya secara otomatis juga akan langsung ditandai sebagai spam oleh sistem email. Selain itu, sebelum melampirkan file ada baiknya jika Anda juga memperhatikan judul dari file tersebut. Judul file harus berkaitan dengan isi email yang akan Anda kirimkan. Judul file yang lebih relevan juga akan semakin memudahkan bagi si penerima email ketika mencarinya di perangkat kerjanya.
9. Perhatikan penggunaan Carbon Copy (CC) dan Blind Carbon Copy (BCC).
Banyak orang yang belum mengerti bagaimana dalam menggunakan CC dan BCC pada email. CC di Indonesia disebut juga dengan tembusan. Jika Anda sering menulis nota, maka Anda tentunya sudah mengtahui fungsi dari CC. Fungsinya hampir sama seperti kopi karbon pada sebuah nota, yaitu untuk membuat copi dari email yang sudah dibuat. CC dapat diisi dengan alamat email dari pihak ketiga sebagai bukti bahwa Anda telah mengirimkan email tersebut, misalnya alamat email kantor. Semua alamat email baik yang ada pada ‘cc’ maupun ‘to’ dapat saling melihat alamat email masing-masing, dikirimkan kemana saja email tersebut, termasuk copynya. Jika Anda ingin saling berkirim email ke banyak orang, maka sebaiknya Anda menaruh alamat email di kolom CC bukan dikolom “To”.
Hal ini untuk menghindari email Anda ditandai sebagai spam secara otomatis oleh sistem email. BCC sebenarnya juga memiliki fungsi yang hampir sama dengan CC. Namun bedanya, Tujuan dari bcc adalah untuk menutupi semua alamat email yang ada, sehingga si penerima email tidak akan dapat mengetahui bahwa email tersebut adalah ditujukan kemana aja. Email tersebut seakan-akan ditujukan hanya kepada si penerima email saja. Gunakan BCC untuk alamat email pribadi yang lebih bersifat confidentional, seperti alamat email atasan, alamat email pribadi atau alamat email penting lainnya namun tidak boleh tersebar luas.
10. Tulislah email dengan santai dan jangan terburu-buru.
Kebanyakan dari para pebisnis, menulis email kepada pelanggan biasanya adalah untuk merespon saran, kritik dan berbagai keluhan dari para pelanggan terhadap produknya. Dan karena itulah, dalam menulis email tersebut, usahakan Anda untuk menulis email dengan lebih santai dan jangan terburu-buru. Seburuk apapun kritik dan berbagai keluhan yang sudah disampaikan oleh pelanggan harus tetap Anda respon dengan lebih bijak. Jangan sampai kata-kata yang tidak perlu akan tertulis dan dibaca oleh para pelanggan Anda, karena Anda memang sedang menulis email bisnis kepada para pelanggan dengan luapan emosi yang masih tetap berada di kepala Anda.
Groedu Inti Global Inovasi (Groedu Trainer Pelatihan Pemasaran Bisnis)
Cito Mall – Jl. A. Yani 288 (Bunderan Waru), Lantai UG, US 23, No. 3 & 5 Surabaya.
Hp : Frans : 0818521172 (XL)
Simpati : 081-252982900
Office (only call no sms) : 0811-3444-910
Fast Respon Email : groedu@gmail.com/groedu_inti@hotmail.com